Inventarierna och kontorsmaskinerna på en arbetsplats bör alltid hålla hög standard och vara säkerhetsklassade för allas trivsel och en trygg arbetsmiljö. Dock ställs det extra höga säkerhetskrav på kontorsmaskinerna och de dagliga inventarierna på särskilda företag och myndigheter, eftersom hackerrisken är större och läckan av information kan bli katastrofal om det skulle inträffa. Polis, Försvarsmakten och Socialstyrelsen med flera, måste således vidta många försiktighetsåtgärder när de hanterar känslig information.

Ett företag som dagligen handskas med känsliga uppgifter som rör privatpersoner, hemlighetsstämplad information eller staten med mera, har ett stort ansvar på sina axlar. Inte bara är det viktigt att ha täta datasystem, de bör även ha tillgång till andra säkerhetsklassade kontorsmaskiner som dokumentförstörare och dylikt. Allt för att förhindra uppkomsten av läckage av information eller att denna kan manipuleras på något sätt.

Regler, säkerhetskrav och märkningar

Vid tillverkningen av säkerhetsklassade kontorsmaskiner läggs det stort fokus på regler, krav och inte minst märkningar. Detta för att maskinerna ska kunna användas utan att på något sätt orsaka skada – oavsett om det gäller användaren som hanterar maskinen manuellt eller vad hackerrisken beträffar. Vad kan då dessa säkerhetsaspekter syfta på? På ett datasystem handlar det till största delen om att inte obehöriga ska kunna ta sig in i systemet och roffa åt sig känslig information. I en dokumentförstörare är det å andra sidan viktigt att dokumentet verkligen förstörs på ett sätt som gör det omöjligt att hitta de förstörda delarna och klistra ihop dem igen.

Vid inköp av kontorsmaskiner är det även viktigt att kika på märkningen som visar att maskinen inte riskerar att gå sönder eller göra någon illa, orsaka förstörelse eller fatta eld med mera. Den senaste tiden har det dessutom uppmärksammats att allt fler arbetsplatsolyckor leder till dödlig utgång och att [2018 var ett mörkt år:https://www.av.se/arbetsmiljoarbete-och-inspektioner/arbetsmiljostatistik-officiell-arbetsskadestatstik/statistik-om-dodsolyckor-i-arbetet/] beträffande detta.

Myndigheter med stort behov av säkerhetsklassade kontorsmaskiner

Det finns en rad myndigheter och organ som specifikt faller inom kategorin av företag som har behov av säkerhet på arbetet. Naturligtvis inbegriper det alla företag, men just när det kommer till säkerhet inom många områden, så går det att se en tydlig tendens. Här nedan listas några av de myndigheter vars ansvar att bearbeta och hantera känslig och hemlighetsstämplad information, är särskilt påtagligt:

Vid säkerhetsbrister i kontorsmaskiner

I alla typer av maskiner på arbetsplatser, är det viktigt att omedelbart anmäla om det upptäcks brister. Bristerna kan både implicera hantering manuellt eller bekymmer som för enkel åtkomst till inneboende information. Samtliga regler angående brister i maskiner på arbetsplatser, går att finna hos Arbetsmiljöverket. Dock är det också distributören och tillverkaren som kan åka på rejäla böter om något inte går som det ska. Även företaget själv kan råka illa ut om en anställd råkar ut för en olycka på arbetstid. Brister kan leda till försäljningsförbud, återkallande och även högre straff om det ansågs avsiktligt att felet uppkom. Vid maskiner och kontorsmaskiner är det även essentiellt att en installatör kommer och installerar och demonstrerar för personalen hur maskinen ska hanteras.